Een bedrijfsmonitorals adviesdienst

Een bedrijfsmonitor is een vast overzicht waarmee een ondernemer periodiek ziet hoe zijn bedrijf ervoor staat. Het combineert de cijfers uit de boekhouding met wat medewerkers en klanten zeggen, en het is gekoppeld aan een gesprek met een adviseur.

Het verschil met een jaarrekening is de richting. Een jaarrekening laat zien wat er was. Een bedrijfsmonitor laat zien wat eraan komt, en kijkt daarom vaker en op meer dan alleen geld.

Voor de ondernemer is het een manier om niet pas achteraf te horen dat het mis ging. Voor jou is het een reden om vaker met een klant te praten dan één keer per jaar, met een concrete aanleiding in plaats van een algemene vraag hoe het gaat.

Drie lagen, in de volgorde waarin ze zich laten zien:

• Mensen. Stemming, eNPS en respons. Dit beweegt het eerst.
• Klanten. NPS en rapportcijfer, met opvolging als een klant een 6 of lager geeft.
• Geld. Omzet ten opzichte van budget, brutomarge, debiteuren en liquiditeit.

Kies er per klant vijf of zes en leg de gele en rode grens vast. Het overzicht staat in KPI’s voor het MKB. Een bouwbedrijf heeft andere normen dan een accountantskantoor, dus de grenzen horen bij de klant.

1. Kies een standaardpakket, bijvoorbeeld medewerkers, klanten en financiële kengetallen.
2. Bepaal het ritme van het gesprek: maandelijks kort of per kwartaal uitgebreider. Zie een kwartaalgesprek voorbereiden met data.
3. Prijs je advies apart. Het klantbedrijf betaalt de software per medewerker rechtstreeks aan Baken; jij factureert je eigen uren.
4. Leg per klant de normen vast en spreek af wie wat ziet.
5. Rapporteer eenvoudig. Een rapport in huisstijl als pdf volgt later; nu exporteer je de gegevens als csv.

• Te veel KPI’s. Een dashboard met veertig tegels wordt niet gelezen.
• Geen opvolging. Een signaal zonder gesprek is een melding die iedereen leert negeren.
• Onduidelijkheid over privacy. Medewerkers moeten weten wat er gemeten wordt en wie wat ziet. Zie anoniem meten zonder wantrouwen.
• Een cijfer als oordeel. Een score is een aanleiding voor een gesprek.

Je kunt een monitor met spreadsheets bouwen. Baken doet het verzamelen, de normen, de signalen en de opvolging voor je, en zet al je klanten in één lijst op volgorde van urgentie, onder je eigen huisstijl. Lees meer op voor adviseurs en voor accountants. Koppelingen met Exact Online en e-Boekhouden volgen binnenkort; tot die tijd werkt het financiële dashboard met een demokoppeling.