KPI’s voorhet MKB

Een KPI (kritieke prestatie-indicator) is een getal dat je regelmatig bekijkt om te zien of je bedrijf de goede kant op beweegt. In het MKB is de verleiding groot om alles te meten wat meetbaar is. Het gevolg is een dashboard dat niemand opent.

Beter is een klein setje waar je elke maand naar kijkt, verdeeld over drie vragen: hoe gaat het met je mensen, wat vinden je klanten en wat doet het geld. De twaalf voorbeelden hieronder zijn een vertrekpunt, geen lijst om af te vinken. Kies er vijf of zes en laat de rest staan tot je er een vraag bij hebt.

• Dagelijkse stemming. Het gemiddelde cijfer van 0 tot 10 op de vraag hoe iemands dag was. Kijk naar de lijn over weken, niet naar één dag.
• eNPS. Het percentage promotors min het percentage criticasters, uit de vraag of iemand het bedrijf als werkgever zou aanraden. Zo reken je die uit: eNPS berekenen. Een vertrekpunt is geel onder +20 en rood onder 0.
• Respons. Het deel van de uitgenodigde medewerkers dat antwoordt. Zakt dat onder de 40%, dan zegt de score weinig meer en is de respons zelf het signaal.
• Verzuimpercentage. Verzuimdagen gedeeld door het aantal beschikbare werkdagen, maal 100. Het komt uit je salarisadministratie en laat vaak achteraf zien wat een stemmingsmeting eerder kan aangeven.

• NPS. Dezelfde berekening als de eNPS, maar dan voor klanten: hoe waarschijnlijk is het dat ze je aanbevelen? Een vertrekpunt is geel onder +20 en rood onder 0.
• Rapportcijfer. Het gemiddelde cijfer dat klanten je geven. Een vertrekpunt is geel onder 7 en rood onder 6. Bij een 6 of lager loont het om dezelfde dag te bellen.

• Omzet ten opzichte van budget. De omzet tot nu toe gedeeld door het budget tot nu toe, maal 100. Een vertrekpunt is geel onder 95% en rood onder 85%.
• Brutomarge. Omzet min directe kosten, gedeeld door de omzet, maal 100. De juiste norm hangt sterk af van de branche.
• Resultaat, cumulatief. De optelsom van de maandresultaten in dit boekjaar. Zo zie je of een slechte maand een uitschieter was of het begin van een lijn.
• Debiteuren die vervallen zijn. Het bedrag aan openstaande facturen dat ouder is dan 30 dagen, als deel van alle openstaande facturen.
• Current ratio. Vlottende activa gedeeld door kortlopende schulden. Als vuistregel kun je boven de 1 je kortlopende schulden betalen, maar wat gezond is verschilt per branche.
• Kaspositie. Het saldo van je liquide middelen, gezet naast de vaste lasten van de komende maanden.

Een KPI zonder norm is een getal. Spreek per KPI twee grenzen af: een gele waarbij je gaat kijken en een rode waarbij je gaat handelen. De vertrekpunten hierboven zijn gebruikelijk, geen wet. Een bouwbedrijf heeft andere normen dan een accountantskantoor.

Kijk ook naar de richting. Een score die drie metingen op rij daalt vraagt aandacht, ook als de grens nog niet is bereikt.

1. Kies er vijf of zes, met minstens één uit elke groep.
2. Leg per KPI vast waar het getal vandaan komt en wie het bijhoudt.
3. Spreek de gele en de rode grens af.
4. Kijk er elke maand samen naar, bij voorkeur met iemand die meedenkt, zoals je adviseur.
5. Schrap elk kwartaal wat je niet hebt gebruikt.

Je kunt dit in een spreadsheet bijhouden. Baken zet de KPI’s voor mensen, klanten en financiën naast elkaar, met normen en signalen per klant, zodat een adviseur ziet welke klant aandacht nodig heeft. Lees meer over financiële kengetallen, medewerkers en klanten.

De cijfers uit de boekhouding komen nu nog uit een demokoppeling. Koppelingen met Exact Online en e-Boekhouden volgen binnenkort. Wil je een KPI toevoegen die er niet tussen zit, zoals verlof of productiecijfers? Dat kan als eigen meting in een maatwerkmodule.